Berbeda dengan bisnis lain, bisnis kuliner memiliki detail tersendiri yang perlu menjadi perhatian pemilik. Salah satunya terkait mengelola stok bahan baku karena masa simpan yang cukup singkat, sehingga harus memiliki alur yang jelas agar tidak menimbulkan kerugian.

Pengelolaan stok yang gagal dapat menyebabkan terganggunya operasional bisnis, menurunnya kualitas produk atau makanan yang disajikan, hingga mengacaukan arus kas.

Kamu tentu tidak ingin kejadian tersebut terjadi pada bisnis restoranmu. Maka, langkah mengelola bahan baku yang tepat akan sangat membantumu dalam menyelamatkan bisnis dari berbagai risiko yang dapat menyebabkan kerugian. Bagaimana metodenya? 

Bagaimana Langkah Mengelola Bahan Baku Bisnis Kuliner dan Restoran?

Meski sebetulnya masing-masing tempat usaha memiliki cara pengelolaan masing-masing, namun pengelolaan yang efektif umumnya melibatkan beberapa poin berikut:

1. Mencatat Daftar Bahan Baku 

Saat pertama kali memulai bisnis dan menyetok bahan baku, buatlah daftar semua bahan baku yang kamu butuhkan untuk menyajikan makanan atau minuman di restoranmu. Pencatatan ini akan dapat menghitung biaya produksi, mengoptimalkan pengeluaran, dan mengelola anggaran secara efektif.

Catat nama bahan, jumlah yang dibutuhkan, dan prediksi frekuensi penggunaannya. Daftar ini akan menjadi panduan dalam berbelanja kebutuhan dan persediaan stok.

2. Memiliki Manajemen Inventaris

Selanjutnya, para pemilik usaha harus memahami terkait pengelolaan inventaris bahan baku. Kelompokkan bahan baku berdasarkan tujuan atau kategorinya. Misalnya ketersediaan bahan baku untuk stok yang bisa langsung dijual, barang yang menunjang proses produksi, dan barang peralatan pendukung. 

Barang-barang tersebut kemudian disimpan di tempat penyimpanan sesuai kategori, misalnya di chiller maupun freezer. Lalu, atur perputaran barang berdasarkan kategori fast-moving atau barang yang cepat kadaluarsa dan slow-moving atau barang yang tahan lama.

3. Three Way Matching: Pencocokan dan Akurasi Stok

Kamu juga bisa mengatur pengelolaan stok dengan metode three way matching, yaitu langkah pencocokan tiga sumber data: pesanan pembelian (purchase order), faktur pembelian atau invoice dari supplier, dan tanda terima barang. Ketiga sumber data ini harus cocok satu sama lain untuk memastikan akurasi data stok.

Langkah pertama untuk melakukannya adalah membandingkan pesanan pembelian dengan faktur pembelian. Pesanan pembelian berisi detail mengenai jumlah dan harga bahan baku yang diorder. Faktur atau invoice pembelian, di sisi lain, berisi informasi mengenai jumlah dan harga yang tertera oleh pemasok.

Setelah membandingkan pesanan pembelian dengan faktur pembelian, langkah kedua membandingkan penerimaan barang dengan pesanan pembelian. Penerimaan barang mencakup pemeriksaan fisik terhadap barang yang diterima untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitasnya sesuai dengan yang dipesan.

Ketiga sumber data ini, setelah dibandingkan dengan metode three way matching, membantu akan membantu memastikan jumlah dan harga bahan baku yang tercatat dalam sistem persediaan sesuai dengan pesanan dan penerimaan barang yang sebenarnya. Sehingga, risiko kesalahan penghitungan stok, kelebihan pembayaran, atau kekurangan persediaan dapat diminimalisir.

4. Stock Opname: Periksa Stok Secara Berkala

Umumnya, menjelang akhir periode atau sebelum tutup store setiap harinya, akan ada penghitungan fisik secara menyeluruh terhadap jumlah persediaan yang ada di gudang atau tempat penyimpanan. Kegiatan ini disebut juga dengan stock opname. 

Stock opname bertujuan untuk membandingkan jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem, dengan jumlah persediaan yang sebenarnya. Sehingga, jumlah bahan baku yang ada akan dihitung dan dicatat secara manual untuk memeriksa kondisi fisiknya.

Jika terdapat selisih antara jumlah persediaan yang tercatat dengan hasil stock opname, akan ada investigasi untuk menemukan penyebab selisih tersebut. Jadi, stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan secara berkala untuk dicocokkan dengan data persediaan yang ada di sistem agar data selalu akurat.

Baca Juga: Standar Operasional Prosedur Industri F&B yang Wajib Dimiliki!

5. First In, First Out (FIFO)

Metode FIFO merupakan aturan paling dasar dalam mengelola stok bahan baku yang mengatur persediaan berdasarkan urutan masuknya barang. Barang yang pertama kali masuk, atau barang dengan tanggal kadaluarsa paling cepat, akan menjadi barang yang pertama kali diolah atau dijual. 

Dalam konteks pengelolaan stok bahan baku, ketika ada permintaan untuk bahan baku, stok yang telah lebih lama ada dalam persediaan akan digunakan terlebih dahulu. Manfaatnya agar dapat memastikan rotasi stok, mengurangi risiko kadaluwarsa atau kerusakan bahan baku yang lama tertinggal, serta menjaga keakuratan biaya produksi dan perhitungan persediaan. Jadi, bisnis kamu dapat meminimalkan risiko kerugian akibat penyusutan nilai bahan baku yang lama tertinggal dalam persediaan.

6. Forecasting: Atur Sistem Pengadaan yang Efisien 

Metode forecasting dalam pengelolaan ketersediaan stok bahan baku adalah suatu metode yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan atau permintaan bahan baku di masa depan. Perusahaan atau bisnismu dapat membuat perkiraan yang lebih akurat tentang berapa banyak bahan baku yang perlu disiapkan dan kapan perlu memesan atau mengganti stok bahan baku.

Metode ini sering dipakai untuk memprediksi bahan baku musiman seperti buah-buahan yang supply-nya tidak selalu ada dan stabil sepanjang tahun. Sehingga, ketika memang terjadi ketidakcocokan antara permintaan dan persediaan, perusahaan dapat menyiapkan plan B dengan menawarkan promosi menu baru kepada pelanggan sebagai alternatif pengganti. 

Metode forecasting biasanya dilakukan dengan menganalisis data historis, tren pasar, dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi permintaan bahan baku. Teknik yang dipakai adalah hasil statistik atau metode matematika, yang dapat membuat model prediksi kondisi di masa depan. Sehingga, perusahaan bisa mengambil keputusan yang lebih baik dalam mengelola persediaan bahan baku.

Metode forecasting berjasa dalam membantu perusahaan mengantisipasi kekurangan atau kelebihan persediaan bahan baku karena telah memiliki perkiraan yang cukup akuran tentang permintaan di waktu mendatang.

7. Gunakan Software atau Aplikasi Kelola Stok

Sebetulnya tidak masalah jika kamu ingin mengelola stok secara manual, terutama jika bisnismu masih dalam skala kecil atau mikro. Namun, saat bisnis sudah berkembang, dan alur keluar-masuk barang menjadi lebih cepat, kamu perlu mengontrolnya dengan pencatatan otomatis di software atau aplikasi yang akan membantumu mengelola stok lebih akurat.

Selain itu, penggunaan software juga akan mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan stok. Saat ini sudah banyak software khusus untuk mengelola stok bahan baku agar bisnis kuliner atau restoranmu lebih stabil.

Software dapat membantu dalam melakukan monitoring, pencatatan, dan pemantauan persediaan bahan baku secara akurat dan real-time. 

8. Jaga Hubungan Baik dengan Supplier

Ketika hubungan dengan supplier baik, mereka cenderung memberikan pelayanan yang lebih baik juga. Misalnya melayani pengiriman tepat waktu, kualitas bahan baku yang terjamin, dan dapat memberikan harga terbaik. 

Sehingga, ketersediaan stok bahan baku pun cukup stabil. Bisnis pun dapat berjalan lancar tanpa terganggu oleh adanya kekurangan persediaan. Selain itu, dengan menjaga hubungan yang baik, kita juga dapat memperoleh keuntungan seperti pesanan prioritas, diskon khusus, atau bahkan akses ke produk-produk baru yang dapat meningkatkan keunggulan bisnis kita.

Nah, beberapa cara menjaga hubungan baik dengan supplier adalah menjalin komunikasi yang baik, memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu, dan membangun hubungan saling menguntungkan dalam jangka panjang.

Apa Saja Tantangan yang Dihadapi dalam Mengelola Stok Bahan Baku Bisnis Kuliner?

Selalu akan ada tantangan yang dihadapi para pebisnis dalam proses pengelolaan stok dan bahan baku. Berikut beberapa tantangan yang mungkin timbul agar dapat diantisipasi lebih awal:

1. Fluktuasi Permintaan

Seperti penjelasan sebelumnya, fluktuasi permintaan untuk makanan dan minuman dalam bisnis kuliner dapat berfluktuasi secara musiman atau bahkan harian. Keadaan ini memang menjadi sebuah tantangan, namun dapat dikelola dengan metode forecasting seperti penjelasan sebelumnya. 

Kamu juga bisa mengatasinya dengan cara lain yang lebih kreatif seperti memperkenalkan menu baru dan mengadakan promo saat bahan baku menyurut, atau melakukan strategi promosi yang akan mendesak pelanggan untuk mendapatkan produk karena stoknya terbatas. 

2. Kesalahan dalam Proses Pengiriman dan Penyimpanan 

Memang terkadang, tidak semua sistem dapat berjalan maksimal dan sempurna sesuai keinginan. Beberapa kejadian seperti kerusakan, kadaluarsa, atau hilang selama proses penyimpanan atau pengiriman. Hal ini dapat mengakibatkan kerugian dan ketidakstabilan dalam pengelolaan stok.

3. Keterbatasan Ruang Penyimpanan 

Ruang penyimpanan yang kurang memadai seringkali menjadi hambatan bagi para pemilik bisnis dalam mengelola stok bahan baku dengan higienis dan efisien. Sehingga, keterbatasan ini dapat menjadi tantangan tersendiri yang harus diselesaikan agar tidak merusak kualitas produk karena buruknya proses penyimpanan. 

4. Ketergantungan Pada Supplier

Saat sudah memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan supplier, seringkali pebisnis hanya mengandalkan satu supplier saja. Nah, ketika ada masalah dari sisi supplier yang menyebabkan keterlambatan pengiriman atau masalah kualitas, kendala ini juga dapat memengaruhi ketersediaan stok di bisnismu. Mengelola hubungan dengan supplier dan memiliki rencana cadangan dapat membantu mengatasi tantangan ini.

Baca Juga: Mengenal Risiko Operasional dan Cara Menghindarinya

Tingkatkan Efisiensi Bisnis Bersama MBN Consulting

Kelola bisnis jauh lebih mudah dengan layanan operasional bisnis dari MBN Consulting. Kami akan membantumu dalam mengelola keuangan dan perpajakan, mengelola karyawan atau SDM, hingga memberikan sistem bisnis termudah dalam layanan operasional bisnis kami.

Kamu juga bisa mencoba trial service laporan keuangan GRATIS, tanpa perlu bayar apapun. Sehingga, kondisi keuangan bisnis jauh lebih mudah dimengerti dan dapat membantumu memberikan keputusan strategis terkait bisnis.

Konsultasikan permasalahan bisnismu dengan tim hebat kami dan temukan berbagai layanan bisnis yang dapat membantu meningkatkan efisiensi bisnismu. Klik tombol di bawah sekarang!