Organisasi bisnis dibangun melalui sebuah sistem solid yang akan menjadi acuan saat melakukan sesuatu. Sistem ini akan mengatur bagaimana sebuah bisnis bisa bekerja, mulai dari menghasilkan produk, mendistribusikannya, dan memasarkannya. Inilah yang biasa disebut sebagai sistem operasional bisnis.
Apa Itu Sistem Operasional Bisnis?
Sistem operasional bisnis adalah kumpulan prosedur, kebijakan, dan teknologi yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menjalankan kegiatan sehari-hari. Sistem ini mencakup segala hal mulai dari manajemen inventaris, pengelolaan produksi, pengadaan bahan baku, hingga pengiriman produk kepada pelanggan.
Salah satu tujuan utama dari sistem operasional bisnis adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan. Dengan memiliki sistem yang terorganisir dan terstruktur, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan.
Komponen Utama dan Sistem Operasional Bisnis
Ada beberapa komponen utama dalam sistem operasional bisnis, salah satu yang paling utama adalah manajemen supply chain atau pengelolaan rantai pasok, mulai dari perencanaan, pengadaan, proses produksi, penyimpanan, hingga pengiriman. Berikut penjelasannya:
1. Manajemen Inventaris
Memastikan ketersediaan stok, mengelola stok agar terhindar dari kekurangan atau kehilangan, merupakan bagian dari manajemen inventaris. Sistem yang baik akan memonitor persediaan secara real-time, mengelola pengadaan, dan memastikan rotasi barang yang tepat.
2. Pengelolaan Produksi
Salah satu komponen penting dalam sistem operasional bisnis adalah pengelolaan. Sistem ini melibatkan perencanaan produksi, penjadwalan, dan pemantauan proses produksi secara keseluruhan. Dengan memiliki sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi, mengurangi waktu tunggu, dan mengoptimalkan penggunaan fasilitas produksi.
3. Sistem Pengadaan Bahan Baku
Selanjutnya, sistem pengadaan bahan baku yang juga menjadi bagian penting dalam sistem operasional bisnis. Proses pengadaan yang efisien, mulai dari pemilihan pemasok yang handal, negosiasi kontrak, hingga pemantauan kualitas bahan baku, akan memastikan kelancaran rantai pasok dan ketersediaan bahan baku yang memadai.
4. Sistem Pengiriman dan Distribusi
Pada tahapan ini, kegiatan yang dilakukan adalah pengelolaan, pengendalian, dan penyaluran barang atau layanan kepada pelanggan. Tujuannya untuk memastikan bawa produk atau layanan dapat terdistribusi dengan cepat, akurat, dan dalam kondisi yang baik.
5. Sumber Daya Manusia
Pengelolaan sumber daya manusia atau SDM mengatur berbagai kegiatan, seperti: perekrutan, pelatihan, pengembangan, penggajian, dan manajemen kinerja (penilaian, manajemen konflik, dan kebijakan serta prosedur ketenagakerjaan). Jika SDM terkelola dengan baik, bisnis dapat meningkatkan produktivitas, retensi karyawan, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Selain itu, pengelolaan SDM juga berperan dalam pengembangan budaya perusahaan, membangun tim yang solid, dan meningkatkan komunikasi antara karyawan dan manajemen. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dan mendukung, bisnis dapat memotivasi karyawan, meningkatkan loyalitas, dan mencapai keunggulan kompetitif.
6. Pemasaran dan Penjualan
Fokus pemasaran dan promosi adalah untuk menyebarkan informasi tentang produk atau layanan kepada calon konsumen, sedangkan penjualan berfokus pada proses menjual produk atau layanan kepada pelanggan.
Dalam sistem operasional bisnis, pemasaran melibatkan kegiatan seperti riset pasar, segmentasi, targeting, dan positioning (STP), serta pengembangan strategi pemasaran, perencanaan campaign, dan pelaksanaan kegiatan promosi. Tujuannya adalah untuk menarik perhatian calon konsumen, membangun kesadaran merek, dan menghasilkan permintaan untuk produk atau layanan yang ditawarkan.
7. Keuangan dan Akuntansi
Pada sistem operasional, keuangan bertanggung jawab untuk mengelola aliran uang masuk dan keluar, mengatur anggaran, dan membuat proyeksi keuangan. Pengelolaan keuangan yang baik, akan dapat memastikan keseimbangan keuangan yang sehat dan mengambil keputusan yang tepat berdasarkan informasi keuangan yang akurat.
Sementara itu, akuntansi melibatkan pencatatan semua transaksi keuangan bisnis secara sistematis dan akurat. Meliputi pembuatan jurnal, buku besar, laporan keuangan, dan analisis data keuangan. Melalui akuntansi yang baik, bisnis dapat memantau kinerja keuangan mereka, mengidentifikasi tren, dan membuat keputusan yang didasarkan pada informasi yang tepat.
Apakah Sistem Operasional Bisnis sama dengan Manajemen Supply Chain?
Saling berkaitan dalam proses bisnis, apa perbedaan sistem operasional bisnis dan manajemen supply chain dalam konteks bisnis?
1. Cakupan Koordinasi
Sistem operasional bisnis berfokus pada proses internal perusahaan yang terlibat dalam menghasilkan produk atau layanan. Ini mencakup semua kegiatan yang terlibat dalam mengelola sumber daya, mengoptimalkan proses produksi, mengendalikan inventaris, dan memastikan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
Di sisi lain, manajemen rantai pasokan melibatkan koordinasi dan pengelolaan aliran barang, informasi, dan jasa dari pemasok hingga pelanggan akhir. Ini melibatkan berbagai pihak, termasuk pemasok, produsen, distributor, dan pengecer.
Meski cakupan sistem operasional bisnis lebih fokus pada proses internal perusahaan, dan manajemen rantai pasokan melibatkan proses lintas perusahaan dan pihak eksternal, namun keduanya saling terkait dan saling mempengaruhi.
Sistem operasional bisnis yang efisien dapat mendukung kelancaran rantai pasokan, sementara manajemen rantai pasokan yang baik dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem operasional bisnis.
2. Fokus dan Tujuan
Sistem operasional bisnis berfokus pada efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan operasi internal perusahaan.
Manajemen supply chain bertujuan untuk menciptakan nilai tambah, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui integrasi dan koordinasi yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam rantai pasokan.
Jadi, dapat dikatakan bahwa sistem operasional bisnis dan manajemen rantai pasokan adalah dua aspek yang berbeda namun saling terkait dalam menjalankan bisnis dengan sukses.
Fungsi Pelaksanaan Sistem Operasional Bisnis
Sistem operasional bisnis adalah inti dari setiap perusahaan. Sebab, melalui sistem inilah perusahaan memastikan kualitas produk atau layanan yang mereka hasilkan. Nah, berikut fungsi pelaksanaan sistem operasional bisnis lainnya yang harus kamu ketahui untuk menjalankan bisnis sehari-hari dengan efisien:
1. Pengelolaan Sumber Daya
Salah satu fungsi utama dari sistem operasional bisnis adalah pengelolaan sumber daya. Ini mencakup pengelolaan manusia, mesin, bahan baku, dan teknologi. P
ada fungsinya sebagai pengelolaan sumber daya manusia, sistem ini akan mengatur dan cara perekrutan karyawan hingga melatih mereka agar sesuai dengan kebutuhan atau standar perusahaan. Sementara itu, pengelolaan mesin dan teknologi melibatkan pemeliharaan dan pengoperasian peralatan yang digunakan dalam proses produksi.
2. Mengoptimalkan Proses Produksi
Selain itu, sistem operasional juga bertanggung jawab untuk mengoptimalkan proses produksi. Seperti mengembangkan dan mengimplementasikan prosedur serta metode kerja yang efisien.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kualitas produk atau layanan. Pada konteks ini, sistem operasional dapat menggunakan berbagai alat dan teknik seperti Lean Six Sigma, Total Quality Management, atau metode kontinu perbaikan lainnya.
3. Manajemen Supply Chain Terjaga
Hal ini mencakup pengelolaan persediaan bahan baku, barang jadi, dan barang dalam proses. Adanya sistem operasional yang solid akan membantu menjaga keseimbangan antara persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan. Penggunaan sistem manajemen inventaris yang efektif dapat membantu perusahaan mengoptimalkan persediaan dan mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
4. Memastikan Kualitas Produk
Terakhir, sistem ini juga berperan dalam memastikan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan. Dalam era teknologi yang terus berkembang, perusahaan dapat menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk memantau dan mengontrol kualitas produk atau layanan. Misalnya, penggunaan sensor, analisis data, dan sistem manajemen kualitas dapat membantu perusahaan dalam menjaga standar kualitas yang tinggi.
Cara Membuat Sistem Operasional Bisnis
Berikut adalah cara atau langkah membangun sistem operasional yang efisien dan efektif:
1. Mengidentifikasi dan Mendefinisikan Proses Bisnis
Langkah pertama adalah mengetahui apa saja proses bisnis yang akan dilakukan. Proses bisnis adalah serangkaian langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis. Misalnya, proses pembelian, produksi, pengiriman, dan layanan pelanggan.
Setelah proses bisnis diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menguraikan langkah-langkah yang diperlukan dalam setiap proses. Hal ini dapat dilakukan dengan membuat diagram aliran kerja atau daftar langkah-langkah yang harus diikuti dalam setiap proses. Penting untuk memastikan bahwa langkah-langkah ini jelas dan dapat diikuti oleh semua anggota tim.
2. Mengalokasikan Sumber Daya
Selanjutnya, kamu perlu mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proses bisnis. Ini termasuk sumber daya manusia, peralatan, teknologi, dan bahan baku. Pastikan bahwa sumber daya yang diperlukan tersedia dan dapat diakses dengan mudah untuk menjalankan operasi bisnis dengan lancar.
Misalnya merekrut karyawan yang terampil dan berpengalaman, dan menggunakan alat atau tools yang akan memudahkan pekerjaan. Misalnya software keuangan atau alat manajemen proyek yang dapat membantumu mengatur jadwal kerja hingga mengontrol dan mengawasi kemajuan bisnis.
3. Mempertimbangkan Penggunaan Teknologi
Penting juga untuk mempertimbangkan penggunaan teknologi dalam mengoperasikan bisnis. Teknologi dapat membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam menjalankan operasi bisnis. Misalnya, penggunaan perangkat lunak manajemen persediaan, sistem pembayaran online, atau alat analisis data dapat membantu mengoptimalkan operasi bisnis.
4. Berkonsultasi dengan Ahli
Jika bisnis yang dikelola belum memiliki sumber daya yang memadai dan berpotensi menimbulkan lebih banyak biaya untuk menyiapkan sistem operasional yang solid, kamu bisa menggunakan bantuan pihak ketiga seperti jasa operasional bisnis seperti MBN Consulting.
Melibatkan pihak ketiga dalam mengawasi pengelolaan operasional bisnis dapat meminimalisir risiko dan terjadinya kesalahan. Sistem operasional yang rapi juga memiliki manfaat baik bagi usahamu ke depan, seperti memudahkanmu dalam mendapatkan investor dan pendanaan.
MBN Consulting adalah konsultan bisnis dengan berbagai layanan konsultasi dan perencanaan bisnis terpercaya. Mulai dari layanan terkait laporan keuangan, legalitas, dan operasional bisnis. Telah berpengalaman dalam membantu para pelaku usaha dalam mengembangkan bisnis dan kualitas kinerja mereka.
MBN Consulting telah bekerjasama dengan banyak bisnis dan brand seperti Sour Sally Group, Holycow! Group, dan Infiniti Group (Fukuramen) hingga dipercaya oleh pemerintah melalui Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil Menengah serta Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif untuk bekerjasama melakukan pendampingan kepada banyak pengusaha pemula potensial Indonesia, baik di dalam maupun di luar negeri.
Tertarik untuk mengetahui layanan yang kami tawarkan? Silakan klik tombol di bawah untuk informasi dan konsultasi lebih lanjut.
